Was Chefs in Gastro & Taxi jetzt wissen müssen
Einleitung
Die Welt wird immer digitaler und das Bargeld verliert im Alltag an Bedeutung. Auch in der Gastronomie und in der professionellen Personenbeförderung ist die Kartenzahlung längst zum Standard geworden. Doch was bedeutet dieser Wandel für eine der ältesten Traditionen im Service, das Trinkgeld? Viele Unternehmer in Gastronomie und Taxigewerbe sind unsicher: Wie gehe ich rechtssicher mit elektronischem Trinkgeld um? Welche steuerlichen Fallstricke lauern? Und sinkt dadurch nicht die Bereitschaft der Kunden, guten Service zu honorieren?
Dieser Beitrag klärt die wichtigsten Fragen und zeigt, warum die Umstellung auf Kartenzahlung für Ihr Team sogar eine finanzielle Chance sein kann. Als erfahrener und gut vernetzter Akteur im Dresdner Gastgewerbe und in der professionellen Personenbeförderung wissen Sie, wie wichtig ein motiviertes Team für den Erfolg ist. Die korrekte Handhabung von Trinkgeldern ist dabei ein entscheidender Faktor.
Der Knackpunkt: Die steuerliche und rechtliche Behandlung
Die wichtigste Regel zuerst: Trinkgeld, das ein Kunde freiwillig und direkt an einen Arbeitnehmer zahlt, ist für diesen steuer- und sozialversicherungsfrei.
Bei der Kartenzahlung entsteht jedoch eine kritische Abweichung: Das Geld fließt nicht direkt vom Kunden zum Mitarbeiter (egal ob Servicekraft oder Fahrer), sondern landet zunächst auf dem Geschäftskonto des Unternehmens. Damit wird der Arbeitgeber zum „Verwalter“ dieses Geldes. Wenn hier nicht sorgfältig gehandelt wird, kann das Finanzamt das Trinkgeld als regulären, voll steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn einstufen. Das würde sowohl für Ihr Team als auch für Sie als Arbeitgeber erhebliche Abzüge bedeuten.
So machen Sie es richtig: Der „durchlaufende Posten“
Um die Steuerfreiheit für Ihre Mitarbeiter zu erhalten, müssen Sie das per Karte gezahlte Trinkgeld buchhalterisch korrekt als durchlaufenden Posten behandeln. Das bedeutet:
- Klare Trennung: Das Trinkgeld darf nicht als Betriebseinnahme verbucht werden. Es muss in der Buchhaltung klar ersichtlich sein, dass Sie dieses Geld nur treuhänderisch für Ihre Mitarbeiter verwahren.
- Nachweisbarkeit: Führen Sie eine separate Aufzeichnung (z. B. ein „Trinkgeld-Kassenbuch“), in der die Einnahme und die Weitergabe der elektronischen Trinkgelder lückenlos dokumentiert sind. Moderne Kassensysteme und Taxi-Apps bieten hierfür oft eigene Funktionen.
- Transparente Ausschüttung: Das gesammelte Trinkgeld muss vollständig an die Mitarbeiter ausgezahlt werden. Während in der Gastronomie oft ein Trinkgeld-Pool für das gesamte Team (Service/Küche) gebildet wird, ist im Taxigewerbe das Trinkgeld in der Regel klar dem jeweiligen Fahrer zuzuordnen. Wichtig ist in beiden Fällen, dass die Ausschüttung nachvollziehbar und vollständig erfolgt.
Sprechen Sie im Zweifel immer mit Ihrem Steuerberater, um den Prozess für Ihren Betrieb rechtssicher aufzusetzen.
Die Chance im Wandel: Warum die Sorge vor weniger Trinkgeld unbegründet ist
Neben den administrativen Pflichten birgt die Kartenzahlung aber auch eine oft übersehene Chance. Die Sorge, dass die Trinkgeldbereitschaft der Kunden sinkt, ist oft unbegründet. Im Gegenteil, ein reibungsloser Prozess kann das Trinkgeldaufkommen sogar fördern.
Ein Beispiel aus der Gastronomie, dessen Prinzip sich aber leicht auf eine Taxifahrt übertragen lässt, verdeutlicht das Potenzial:
Kartenzahlung erhöht tendenziell das Trinkgeld – ein Beispiel
Studien haben sogar ergeben, dass das Trinkgeld, sollte es sich verändern, eher steigt, als sinkt. Der Grund dafür ist einfach, hier ein kleines Beispiel: Angenommen der Rechnungsbetrag für zwei Gerichte mit jeweils einem Getränk in einem durchschnittlichen Restaurant beträgt 32,85 €. Dann würden die meisten Barzahlenden wohl (mit Trinkgeld) auf 35 € aufstocken, um keinen neuen Schein anbrechen und nicht im Kleingeldfach kramen zu müssen.
Das entspricht einem Trinkgeldbetrag von 2,15 €, deutlich weniger als 10 % des Rechnungsbetrags (10 % = 3,29 €). Geht man nun aber von einem Kartenzahlenden aus, dann gibt es auf dem Bankkonto kein Schein anbrechen oder Kleingeld kramen, deshalb kann es dem Kartenzahlenden auch egal sein, ob es jetzt 35 €, 37 € oder exakt 36,14 € (Rechnungsbetrag + 10 %) sind, welche abgebucht werden.
Quelle: eat.pay.love
Schlussendlich lässt sich also sagen, dass das „Trinkgeldproblem“ bei Kartenzahlung effektiv nicht existiert, im Gegenteil, man riskiert bei Trinkgeldzahlungen per Bargeld sogar eher einen geringeren Gesamtverdienst für die Mitarbeitenden.
Dieses Prinzip ist universell: Die psychologische Hürde, einen „glatten Betrag“ zu finden, entfällt. Kunden sind oft großzügiger, wenn sie per Knopfdruck am Terminal auf einen runden oder prozentual fairen Betrag aufstocken können, anstatt nach passenden Münzen und Scheinen zu suchen.
Fazit für Unternehmer
Die Umstellung auf bargeldloses Bezahlen ist kein Hindernis für das Trinkgeld, sondern eine Entwicklung, die Sie aktiv gestalten können.
- Schaffen Sie Rechtssicherheit: Behandeln Sie elektronische Trinkgelder als durchlaufende Posten und dokumentieren Sie den Prozess sauber.
- Seien Sie transparent: Kommunizieren Sie das Verteilungsmodell offen an Ihr Team, um Misstrauen zu vermeiden und den Zusammenhalt zu stärken.
- Nutzen Sie die Chance: Erkennen Sie, dass die einfache Handhabung bei Kartenzahlungen die Großzügigkeit der Kunden fördern kann.
Indem Sie den Prozess professionell managen, sichern Sie nicht nur die verdiente Anerkennung für Ihr Team, sondern positionieren Ihren Betrieb als modernen und mitarbeiterfreundlichen Arbeitgeber, egal ob auf der Straße oder im Restaurant.
Ich hoffe, dieser Beitrag konnte einige wichtige Fragen klären.
Mit freundlichen Grüßen,
Alexander Noack